存證信函應該發嗎？

律師回答：

我們知道存證信函在法律上是一種書面之意思表示，而其特點在於由郵局加以存證，利用郵局對於意思表示內容及送達加以確證，以免日後舉證上的困擾，但是不少人將存證信函當作表明立場之工具，要求對方出面處理的一種，但如果對方意圖脫產，寄發存證信函，反而變提醒對方早做防備或加速脫產動作，而用語不當甚至反而變成對方訴訟上利器，因此，在撰寫上亦要特別注意。在日常生活當中，每當法律爭議發生時，許多人習慣先以口頭方式跟對方進行協調溝通，這當然也是解決爭議的有效方式，但很多時候，口頭交涉可能找不到對方，也有可能得不到對方的回應，甚至對方輕言承諾於前，卻驟然後悔於後，否定雙方之口頭約定。因此，爭議發生時，首先應評估對方為人處事之信用，審慎決定是否應以較為正式之存證信函向對方表示意見，以便留下書面證據。此外，許多人於接到存證信函時，通常也會以存證信函回應，如此，應可為雙方之爭議協調過程、解決方法留下明確資料，俾立雙方遵守。至於，撰寫存證信函的要領？於形式上，撰寫存證信函應使用標準國字，字跡並應工整，遇有金額時建議以國字大寫撰寫，以免筆誤。於內容上，撰寫存證信函主要目的為正確表達意思表示，因此書寫時應注意人、事、時、地、物等重點，並避免使用模擬兩可的語句。

但寄發存證信函方式就簡單多，依郵件處理規則第三十四條第一項之規定，掛號信函交寄時，加付存證相關資費，依中華郵政公司規定方式繕寫，以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者，為存證信函。祇要至郵局指定窗口辦理。於寄發前，應注意下列事項：1.若存證信函超過二張時，只須在第一張寄件人及收件人處書寫姓名及地址，並於寄件人姓名下蓋章，兩張用紙間並應加蓋騎縫章，寄件人有二人以上時，均須於騎縫處蓋章。2.寄發存證信函時，因為一份需由寄件人留存、一份由郵局留存、一份寄予收件人，故須準備一式三份。如寄件人或收件人不止一人，每多一寄件人或收件人均須多準備一份。3.存證信函內如有修改處，均須於修改處蓋章。

存證信函未能順利寄達收件人，而民法第九十七條規定，表意人非因自己之過失，不知相對人之姓名、居所者，得依民事訴訟法公示送達之規定，以公示送達為意思表示之通知。而依民事訴訟法第一百四十九條第一項第一款，對於當事人之送達，有下列各款情形之一者，受訴法院得依聲請，准為公示送達：應為送達之處所不明者。因此如存證信函未能順利寄達收件人，可依民法第九十七條及民事訴訟法第一百四十九條第一項第一款之規定向法院聲請將存證信函之內容公示送達。依郵件處理規則第三十四條第二項之規定，存證信函留存郵局之副本，自交寄日起，由郵局保存三年，期滿後銷燬之。