存證信函應該發嗎？

問題摘要：

存證信函是一種由郵局進行證明的書面意思表示，用於確保內容和送達的證據，以防止未來的舉證困難。存證信函常用於遲延責任、解除契約、瑕疵擔保等情形。正確使用存證信函有助於保障權利或避免權利喪失。因之，撰寫的機點在於明確表達意思表示，涵蓋人、事、時、地、物等要點，避免模擬兩可的語句。在法律爭議中，應謹慎使用存證信函，不僅僅是表達立場，還應考慮到可能的法律後果。若對撰寫存證信函或法律問題有疑問，建議尋求專業律師的協助，以確保正確履行法律程序，避免給對方提供不利於自己的證據。

 

律師回答：

關於這個問題，存證信函在法律爭議中是一個重要的工具，用於正式記錄和通知對方，確保爭議過程中的法律程序得到妥善處理。其特點在於由郵局加以存證，利用郵局對於意思表示內容及送達加以確證，以免日後舉證上的困擾。

 

存證信函的法律作用

 

我們知道存證信函在法律上是一種書面之意思表示，而其特點在於由郵局加以存證，利用郵局對於意思表示內容及送達加以確證，以免日後舉證上的困擾，但是不少人將存證信函當作表明立場之工具，要求對方出面處理的一種，但如果對方意圖脫產，寄發存證信函，反而變提醒對方早做防備或加速脫產動作，而用語不當甚至反而變成對方訴訟上利器，因此，在撰寫上亦要特別注意。

 

其中常見者，未定期限之遲延責任及解除契約（民法第229條及同法第254條）、買賣契約之瑕疵擔保責任發現及主張權利（民法第355條或第356條）、租賃契約之催告及解約，此種催告及通知，常是保障權利或避免權利喪失之前提要件，換言之，不催告或主張無法符合權利行使之要件。

 

確定權利行使，如「民法第229條第2項前段規定，給付無確定期限者，債務人於債權人得請求給付時，經其催告而未為給付，自受催告時起負遲延責任。該所稱之『催告』者，乃債權人請求給付之意思通知，為催告時無須具備使其發生遲延效力之效果意思，是準法律行為，其應僅表示特定債權，請求債務人給付之意思為已足，無須表明其確定之金額或數量…」(最高法院96年台上字第171號判決)。

 

取得權利，如民法第254條：「契約當事人之一方遲延給付者，他方當事人得定相當期限催告其履行，如於期限內不履行時，得解除其契約。」是催告是取得解除契約權之前提。

 

觀念通知(通知事實)，如民法第356條：「買受人應按物之性質，依通常程序從速檢查其所受領之物。如發見有應由出賣人負擔保責任之瑕疵時，應即通知出賣人。」通知物有瑕疵這件事實。

 

在日常生活當中，每當法律爭議發生時，許多人習慣先以口頭方式跟對方進行協調溝通，這當然也是解決爭議的有效方式，但很多時候，口頭交涉可能找不到對方，也有可能得不到對方的回應，甚至對方輕言承諾於前，卻驟然後悔於後，否定雙方之口頭約定。因此，爭議發生時，首先應評估對方為人處事之信用，審慎決定是否應以較為正式之存證信函向對方表示意見，以便留下書面證據。

 

此外，許多人於接到存證信函時，通常也會以存證信函回應，如此，應可為雙方之爭議協調過程、解決方法留下明確資料，俾立雙方遵守。至於，撰寫存證信函的要領？撰寫存證信函的要領

 

於形式上，撰寫存證信函應使用標準國字，遇有金額時建議以國字大寫撰寫，以免筆誤。於內容上，撰寫存證信函主要目的為正確表達意思表示，因此書寫時應注意人、事、時、地、物等重點，並避免使用模擬兩可的語句。

 

存證信函的寄發程序

 

依郵件處理規則第34條第1項之規定，掛號信函交寄時，加付存證相關資費，依中華郵政公司規定方式繕寫，以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者，為存證信函。祇要至郵局指定窗口辦理。於寄發前，應注意下列事項：1.若存證信函超過二張時，只須在第一張寄件人及收件人處書寫姓名及地址，並於寄件人姓名下蓋章，兩張用紙間並應加蓋騎縫章，寄件人有二人以上時，均須於騎縫處蓋章。2.寄發存證信函時，因為一份需由寄件人留存、一份由郵局留存、一份寄予收件人，故須準備一式三份。如寄件人或收件人不止一人，每多一寄件人或收件人均須多準備一份。3.存證信函內如有修改處，均須於修改處蓋章。

 

寄發存證信函方式重點在於對方地址，如無法得到對方地址可無法寄送，故於契約上應規定送達地址，以免有送達上之問題。

 

存證信函未能順利寄達的處理

 

存證信函未能順利寄達收件人，而民法第97條規定，表意人非因自己之過失，不知相對人之姓名、居所者，得依民事訴訟法公示送達之規定，以公示送達為意思表示之通知。而依民事訴訟法第149第1項第1款，對於當事人之送達，有下列各款情形之一者，受訴法院得依聲請，准為公示送達：應為送達之處所不明者。因此如存證信函未能順利寄達收件人，可依民法第九十七條及民事訴訟法第一百四十九條第一項第一款之規定向法院聲請將存證信函之內容公示送達。依郵件處理規則第三十四條第二項之規定，存證信函留存郵局之副本，自交寄日起，由郵局保存三年，期滿後銷燬之。

 

在債務案件中使用存證信函的原因主要有以下幾點：

 

1.正式通知

存證信函是一種正式的書面通知形式，可以用來通知債務人其債務狀況，提醒其履行還款義務。這種正式通知可以防止口頭通知被對方否認，確保債權人有書面證據。

 

2.留下證據

存證信函由郵局加以存證，這樣可以確保信函內容和送達的確證，為日後的法律程序提供有力的證據支持。如果債務人不履行還款義務，這些證據可以在法庭上證明債權人已經通知了債務人。

 

3.催告與解除契約

根據《民法》第229條和第254條的規定，存證信函可以用來催告債務人履行債務，並在債務人未履行時依法解除契約。這在法律上是債權人取得解除契約權或其他法律權利的必要步驟。

 

4.防止債務人逃避債務

在某些情況下，債務人可能會試圖逃避債務或轉移資產。存證信函可以正式通知債務人，如果其不履行還款義務，債權人將採取法律行動，這樣可以起到一定的警示作用，防止債務人逃避債務。

 

5.保護債權人權益

存證信函可以詳細記錄債務的具體情況、還款期限、違約責任等，這樣可以確保債權人在法律糾紛中有據可依，最大限度地保護自身權益。

 

6.合法催告程序

在法律程序中，某些權利的行使（如解除契約、索賠等）需要提前通知對方。存證信函可以確保這些通知符合法律要求，避免因通知程序不當而喪失法律權利。

 

7.增強法律威脅效力

以存證信函的形式正式通知債務人，可以增加債務人對法律行動的重視程度，迫使其盡快履行還款義務，從而避免進一步的法律糾紛。

 

在債務案件中使用存證信函是一種有效的法律手段，可以正式通知債務人、保留法律證據、合法催告並保護債權人權益。這種方式可以確保債權人在法律程序中的主動性和權益，並對債務人形成一定的法律威脅，促使其履行還款義務。

 

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